Privacyreglement

Privacystatement Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten maart 2023

Door je in te schrijven voor het Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten, hierna te noemen NTDS, als deelnemer, teamcaptain, jurylid of vrijwilliger, ga je akkoord met voorwaarden genoemd in dit privacystatement.

Wie zijn we?

Wij zijn de organisatie van het Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten (NTDS). Het NTDS is een stijldanstoernooi dat één keer per jaar plaatsvindt. Deelname kan als onderdeel van een team. Deze teams worden geleverd door verschillende studentenstijldansverenigingen in Nederland onder de naam van hun stad van herkomst. Elk NTDS wordt door een andere commissie uit één van de verschillende deelnemende steden georganiseerd. Het NTDS van maart 2023 wordt georganiseerd door een commissie van team Groningen.

Wat voor persoonlijke informatie verzamelen we?

We zullen de volgende persoonlijke informatie verzamelen van elke deelnemer:
Naam
E-mailadres
Leeftijd
Allergieën en dieetvoorkeuren
Of je student bent of niet
Informatie rondom deelname aan het toernooi en slaapvoorzieningen

Wie heeft toegang tot je gegevens?

Je data zal niet gedeeld worden met derde partijen. De volgende personen hebben toegang tot je persoonlijke gegevens:
De organisatie van het ETDS: toegang tot jouw persoonlijke gegevens wordt gegeven aan het select aantal mensen dat de gegevens moeten gebruiken om het toernooi te organiseren.
Je teamcaptain: je eigen teamcaptain heeft toegang tot alle gegevens die je deelt, omdat hij of zij degene is die je voor het toernooi inschrijft.

Waar worden mijn gegevens opgeslagen?

Gegevens van het registratiesysteem wordt bewaard op de servers van hosting provider TransIP BV in Nederland. De hosting provider heeft geen toegang tot je data. Gegevens zullen ook worden bewaard in een privé-Google Drive-map van de organisatie. Het vrijwilligerssysteem wordt gehost op een server in Nederland. Ook deze hosting provider heeft geen toegang tot jouw gegevens.

Mijn gegevens aanpassen

Je kunt je teamcaptain vragen om incorrecte gegevens aan te passen.

Hoe lang zullen mijn gegevens worden opgeslagen?

Je gegevens zullen tenminste tot en met het toernooi bewaard worden. Daarna zal je naam en resultaat gedeeld worden op de website www.ntds.dance. Je naam kan op verzoek verwijderd worden. Nadat het toernooi heeft plaatsgevonden en voor de start van het volgende toernooi, kan de rest van je gegevens geanonimiseerd gebruikt worden voor statistische analyse, of worden verwijderd.

Kunnen al mijn gegevens worden verwijderd?

Organisatoren kunnen besluiten om deelnemers die voor de eerste keer deelnemen een grotere kans te geven om ingeloot te worden, of hen andere voordelen te bieden. Als je het toernooi hebt bijgewoond, zullen je naam en het feit dat je hebt deelgenomen aan het toernooi en je resultaten van het toernooi niet ontkoppeld kunnen worden van je profiel. Alle andere gegevens zullen verwijderd worden, zoals in de bovenstaande sectie staat aangegeven.

Online gepubliceerde content

Nadat het toernooi voorbij is, zullen namen en plaatsingen van deelnemers op de website met domein ntds.dance geplaatst worden. Je e-mailadres zal privé gehouden worden. Foto’s die tijdens het toernooi, door de speciaal aangestelde fotografen van de organisatie, gemaakt zijn kunnen online geplaatst worden en via sociale media worden verspreid. Foto’s kunnen op verzoek verwijderd worden. Foto’s die door deelnemers worden gemaakt, zullen bij hen verhaald moeten worden, hiervoor is het bestuur niet verantwoordelijk.