Inschrijfreglement

Inschrijfreglement Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten maart 2023

Het inschrijfreglement vertelt je alles wat je moet weten om je in te mogen schrijven als deelnemer voor het Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten, hierna te noemen NTDS. Lees het goed door, zodat je weet welke regels er gelden.

ALGEMEEN:

1. Door middel van inschrijving verklaart elke deelnemer aan het NTDS-bestuur akkoord te gaan met het inschrijfreglement, het wedstrijdreglement en het privacy statement.

2. Het NTDS-bestuur, bestaande uit Kim Wastenecker, Lisette Stam, Chakir Bouziane en Bernadette van Denzel, behoudt zich het recht voor om, in bepaalde gevallen, af te wijken van onderstaande regels en zal in geval van een conflict alle uiteindelijke beslissingen nemen.

3. Wanneer een deelnemer zich niet aan de in dit document gestelde voorwaarden houdt, heeft het NTDS-bestuur het recht om deze deelnemer de toegang tot het toernooi te weigeren.

INSCHRIJVINGSPROCEDURE:

4. Er zal verspreid in december 2 maal een reguliere loting plaatsvinden. Dit betekent dat er 2 inschrijfdeadlines en 2 betaling deadlines zijn. Na de tweede reguliere loting wordt geloot indien er uitvallende deelnemers zijn. Het toernooi zal in de eerste instantie tot 90% worden gevuld. Mocht er dan nog onvoldoende essentiële ondersteuning zijn (ehbo, wedstrijdoffice e.d.) dan zullen deze automatisch ingeloot worden bij de laatste 10%. Mocht dit niet nodig zijn, dan zijn deze plekken open voor iedereen. Zo vergroten we de kansen voor alle deelnemers.

5. De teamcaptain krijgt tijdens een periode van twee weken voorafgaand aan de eerstvolgende loting de mogelijkheid om de nieuwe inschrijvingen van het desbetreffende team aan te melden bij het NTDS-inschrijfsysteem. Deze periode wordt tijdig aangegeven door het bestuur bij de teamcaptains.

6. Ten tijde van inschrijven heeft een deelnemer geen garantie tot participatie aan het toernooi, vanwege de loting die gaat volgen.

7. De teamcaptain is verantwoordelijk voor het inschrijven van de deelnemers bij het NTDS-bestuur via de gestelde inschrijfprocedure.

8. De teamcaptains melden zich door middel van een additie bij de inschrijfprocedure en worden vrijgesteld van loting. Dit is inclusief danspartner indien van toepassing. Hierbij geldt een maximum van één teamcaptain bij teams tot 20 deelnemers. Bij teams groter dan 21 deelnemers worden twee teamcaptains vrijgesteld.

UITVALLENDE DEELNEMERS:

9. Uiterlijk één week na het sluiten van de inschrijfdeadline ontvangt de teamcaptain een definitieve deelnemerslijst met bijbehorende reservelijst.

10. Wanneer een plek vrijkomt vanwege een uitvallende deelnemer, zal deze indien mogelijk opgevuld worden met een deelnemer van een reservelijst. Hierbij wordt het volgende prioriteitensysteem gehandhaafd:

(a) De vrijgekomen plek wordt opgevuld met een deelnemer op de wachtlijst, ongeacht het team, door middel van loting, uitgevoerd door het NTDS-bestuur. Hierbij wordt voorrang gegeven aan het rechttrekken van de leider/volger-verhoudingen betreffende de blinddategroepen in Beginners, Breitensport, CloseD en Open Klasse.

(b) Het is niet toegestaan deel te nemen onder een andere naam. Als dit toch wordt geconstateerd wordt de betreffende deelnemer direct gediskwalificeerd. Ook kunnen we de betreffende teamcaptain diskwalificeren als ze dit hebben toegestaan.

11. De in nummer 9 genoemde procedure zal op vastgestelde lotingsmomenten worden uitgevoerd, waarbij, indien er dan nog afmeldingen zijn, wekelijks nog een loting wordt gehouden ter opvulling van vrijgekomen plekken.

12. Wanneer een deelnemer op de reservelijst niet meer beschikbaar is ten tijde van het NTDS, is de deelnemer verplicht dit door te geven aan het NTDS-bestuur, via de teamcaptain of door middel van direct contact met het NTDS-bestuur. Zo kan deze deelnemer uit de loting dan wel het toernooi gehaald worden en is de plek weer bruikbaar voor iemand anders.

FINANCIEEL:

13. Na kennisgeving van de door de loting bevonden deelnemerslijst aan de teamcaptain, behoren de deelnemersbijdragen binnen twee weken aan de NTDS-commissie te zijn voldaan, via de desbetreffende vereniging, anders vervalt de inschrijving.

14. Wanneer een deelnemer van de reservelijst toegelaten wordt, behoort de deelnemersbijdrage binnen twee weken bij het NTDS-bestuur te zijn voldaan, via de vereniging, anders vervalt de inschrijving.

15. Indien het NTDS binnen de in punt 14 gestelde betaaltermijn plaatsvindt, behoort de deelnemersbijdrage voor aanvang van het NTDS te zijn voldaan.

16. Restitutie van deelnemersbijdrage:
(a) Een deelnemer heeft recht op volledige restitutie van de deelnemersbijdrage als hij zich uitschrijft voor 23 januari én de leeggelaten plek kan worden opgevuld. Een volledige restitutie wordt uiterlijk 1 april uitbetaald aan de betreffende vereniging.
(b) Een deelnemer heeft recht op gedeeltelijke restitutie van de deelnemersbijdrage, te weten 50%, als hij zich uitschrijft in de periode van 23 januari tot en met 26 februari én de leeggelaten plek kan worden opgevuld. Gedeeltelijke restituties worden uiterlijk 1 april uitbetaald op aan de betreffende vereniging.
(c) Als de leeggelaten plek niet kan worden gevuld, of als de deelnemer zich op 27 februari of later uitschrijft, vervalt het recht op (gedeeltelijke) restitutie van de deelnemersbijdrage.
(d) De betreffende verenigingen zijn verantwoordelijk om restituties bij de juiste persoon onder te brengen. Hierover ontvangen zij van ons de benodigde informatie.

VERPLICHTING TOT EVENEMENTONDERSTEUNING:

Tijdens het NTDS van maart 2023 heeft elk team verplichte vrijwilligersuren en is verplicht deze als team te voldoen. De uitgebreide informatie over deze vrijwilligers shifts is op de website te vinden.